IFS VOYAGES INC.
Politique EXTERNE relative à la protection
des renseignements personnels

IFS Voyages Inc. (« IFS ») a à cœur de maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. La présente politique décrit les renseignements personnels qu’IFS recueille auprès de vous ou à votre sujet, la façon dont nous les utilisons et à qui nous les communiquons.

IFS a préparé une série de documents pour répondre aux préoccupations particulières de certains groupes de personnes en matière de protection des renseignements personnels. La présente politique s’applique aux renseignements personnels de toutes les personnes physiques, à moins que ces renseignements personnels ne se rapportent à une personne qui est ou a été l’employé d’IFS ou qui tente de le devenir. Ces renseignements sont alors assujettis à la « Politique relative à la protection des renseignements personnels des employés ».

Si vous ne savez pas au juste quelle politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à vous, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples détails.

Politique relative à la protection des renseignements personnels en vigueur au Canada

IFS a pour politique de se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels en vigueur dans chaque territoire où elle exerce ses activités. Les lois sur la protection des renseignements personnels et le droit d’une personne physique à la protection des renseignements personnels sont parfois différents d’un territoire à l’autre. La présente politique ne couvre que les activités assujetties aux dispositions des lois fédérales et provinciales canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels.

La portée et l’application de la présente politique sont restreintes. Par conséquent, les droits et les obligations décrits dans la présente politique ne s’appliquent pas nécessairement à toutes les personnes physiques ou dans tous les territoires. Si vous ne savez pas au juste dans quelle mesure ou de quelle façon la présente politique s’applique à vous, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples détails.

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels sont les renseignements qui concernent une personne identifiable, à l’exclusion de son titre ou des coordonnées de son lieu de travail lorsqu’ils sont utilisés ou communiqués aux fins de communications d’affaires.

Quel type de renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons et conservons divers types de renseignements personnels à l’égard des personnes physiques avec qui nous interagissons, notamment les suivants :

• des renseignements sur votre identité et vos coordonnées, notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel;
  
  
• des renseignements relatifs aux produits et aux services que nous vous fournissons ou que vous nous fournissez;
  
  
• des renseignements financiers et de crédit, comme vos préférences en matière de paiement;
  
  
• des renseignements sur nos relations d’affaires, notamment des renseignements qui ont trait à vos ententes, préférences, conseillers et décideurs, de même qu’aux commentaires et aux renseignements que vous avez demandés ou qui vous ont été fournis.

Nous pouvons également recueillir des renseignements liés aux marchés, qui peuvent inclure des renseignements personnels, à l’égard des tendances des marchés et des activités qui touchent notre entreprise. Ces renseignements peuvent inclure des modalités de contrats, des renseignements financiers et d’autres renseignements aux fins de l’analyse des marchés et de la planification stratégique. Nous pouvons également recueillir des renseignements sur nos activités de relations publiques et nos relations avec les médias et les investisseurs ainsi que des renseignements qui ont trait à nos relations avec les analystes et les conseillers, notamment financiers.

En règle générale, IFS recueille les renseignements personnels directement auprès de vous. Dans la plupart des cas où les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont détenus par un tiers, nous obtiendrons votre permission avant de les obtenir auprès de ces sources (cette permission pouvant être donnée directement par vous ou découler implicitement de vos actes).

Nous pouvons à l’occasion utiliser les services de tiers dans le cadre de notre entreprise et recevoir des renseignements personnels que recueillent ces tiers dans le cadre des services qu’ils nous fournissent ou autrement. En pareil cas, nous prendrons des mesures raisonnables afin de nous assurer que ces tiers nous aient déclaré qu’ils avaient le droit de nous communiquer vos renseignements personnels.

Lorsque les lois ou les règlements applicables le permettent ou l’exigent, nous pouvons recueillir des renseignements à votre sujet à votre insu ou sans votre consentement.

À quelles fins recueillons-nous des renseignements personnels?

IFS recueille des renseignements personnels qui lui permettent de vous fournir de l’information ou des services de voyage (p. ex. des produits d’assurance et des services liés au transport aérien, terrestre et maritime, à des hôtels et à d’autres installations, à des excursions et à des repas) qui sont vendus ou réservés par notre intermédiaire. Nous utilisons et communiquons vos renseignements personnels pour vous fournir l’information, les produits ou les services demandés. Ces fins sont notamment les suivantes :

établir, maintenir et gérer nos relations avec vous afin que nous puissions vous fournir ou que vous puissiez nous fournir les produits et les services demandés (p. ex. effectuer des réservations de billets d’avion, de chambres d’hôtel, de voitures, d’excursions et d’autres réservations ou souscrire des polices d’assurance-voyage en votre nom, obtenir des renseignements sur votre carte de crédit ou d’autres renseignements financiers aux fins de paiement ou vous identifier et connaître vos préférences);

• établir, maintenir et gérer nos relations avec vous afin que nous puissions vous fournir ou que vous puissiez nous fournir les produits et les services demandés (p. ex. effectuer des réservations de billets d’avion, de chambres d’hôtel, de voitures, d’excursions et d’autres réservations ou souscrire des polices d’assurance-voyage en votre nom, obtenir des renseignements sur votre carte de crédit ou d’autres renseignements financiers aux fins de paiement ou vous identifier et connaître vos préférences);
• examiner les produits et les services que nous vous fournissons afin d’être en mesure de comprendre vos exigences à l’égard de nos produits et services et de les améliorer;
  
  
• examiner les produits et les services que nous obtenons de vous de manière à pouvoir travailler avec vous et afin que vous puissiez comprendre nos exigences à l’égard de ces produits et services;
  
  
• vous fournir, actuellement et dans l’avenir, des renseignements à l’égard de nos produits et services au moyen de communications personnalisées, de bulletins périodiques ou d’alertes en matière de voyage;
  
  
• compiler des rapports sur les voyages d’affaires à l’intention de votre employeur relativement aux destinations de voyage, aux frais, aux catégories de service, aux hôtels utilisés et aux durées de séjour ainsi qu’aux sociétés de location de voiture utilisées et à la durée des locations;
  
  
• effectuer des recherches et faire des suggestions sur les produits et les services qui répondent aux besoins que vous nous avez communiqués;
  
  
• compiler des rapports à l’intention des fournisseurs, des agences de réglementation et des agences du secteur d’activité;
  
  
• compiler des statistiques et effectuer des recherches sur les marchés;
  
  
• nous protéger ainsi que nos biens contre les erreurs, les fraudes, les vols et les dommages;
  
  
• nous conformer aux lois ou aux règlements applicables;
  
  
• toute autre fin raisonnable à laquelle vous consentez.

Comment utilisons-nous et communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

• aux fins décrites dans la présente politique;
  
  
• à toute autre fin pour laquelle nous avons obtenu votre consentement à l’égard de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels.

Nous pouvons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque nous y sommes autorisés ou tenus en vertu des lois ou des règlements applicables.

Quand communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous agissons à titre de mandataires ou d’intermédiaires pour les fournisseurs de certains produits et services de voyage (les « fournisseurs »). En plus de partager vos renseignements personnels avec nos employés, entrepreneurs, consultants et d’autres parties qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à gérer nos relations avec vous, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les fournisseurs.

De plus, les renseignements personnels peuvent être communiqués ou transférés à une autre partie dans le cadre ou à la conclusion d’un changement dans la propriété de la totalité ou d’une partie d’IFS ou des membres de son groupe, notamment par la voie d’une vente d’actifs ou d’une vente d’actions ou toute autre forme de regroupement d’entreprises, de fusion ou de coentreprise ou encore la constitution d’une sûreté s’y rapportant, pourvu que la partie en cause soit liée par les conventions ou les obligations appropriées et qu’elle soit tenue d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels d’une façon conforme aux modalités de la présente politique relatives à cette utilisation et à cette communication, à moins que vous ne consentiez à d’autres dispositions.

De plus, vos renseignements personnels peuvent être communiqués dans l’un ou l’autre des cas suivants :

• comme le permettent ou l’exigent les lois ou les règlements applicables;
• en conformité avec des voies légales valides comme un mandat de perquisition, une citation à comparaître ou une ordonnance d’un tribunal;
• dans le cadre des rapports périodiques qu’IFS présente aux membres de son groupe;
• pour la protection des droits et des biens d’IFS;
• dans des situations d’urgence ou lorsque cette communication est nécessaire pour la protection et la sécurité d’une personne ou d’un groupe;
• lorsque vos renseignements personnels sont accessibles au public;
• avec votre consentement.

Votre consentement est important pour nous

Il est important pour nous de ne recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels que lorsque vous y avez consenti. Selon la sensibilité des renseignements personnels, votre consentement peut être implicite, présumé (à l’aide d’un mécanisme d’exclusion) ou exprès. Un consentement exprès peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit. Un consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit de vos actes ou de votre inaction. Par exemple, lorsque vous concluez une entente avec nous, nous supposerons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels aux fins liées à l’exécution de cette entente et à toute autre fin qui vous est indiquée au moment pertinent.

De façon générale, nous demanderons votre consentement au moment où nous recueillons vos renseignements personnels. Dans certains cas, votre consentement peut être obtenu après la collecte mais avant notre utilisation ou communication de vos renseignements personnels. Si nous projetons d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à une fin qui n’a pas été indiquée antérieurement (dans la présente politique ou séparément), nous tenterons de vous informer de cette fin avant cette utilisation ou communication.

Comme nous l’avons décrit ci‑dessus, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque nous y sommes autorisés ou tenus en vertu des lois ou des règlements applicables.

Choix et exclusion

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de vos obligations prévues par la loi ou de vos obligations contractuelles et d’un avis raisonnable, en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’aide des coordonnées indiquées ci‑après. Toutes les communications qui concernent ce retrait ou une modification de consentement doivent être faites par écrit et adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

À moins que vous ne nous avisiez du contraire, nous supposons que vous avez consenti à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels comme il est expliqué dans la présente politique.

Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés?

IFS s’efforce de maintenir des moyens matériels, des mesures administratives et des mesures techniques de protection qui sont appropriés compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels en cause. Ces mesures de sécurité sont conçues pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.

Mise à jour de vos renseignements personnels

Il importe que les renseignements contenus dans nos dossiers soient exacts et à jour. Si vos renseignements personnels changent pendant la durée de nos relations d’affaires, veuillez nous informer de ces changements.

Dans certains cas, nous pourrions être en désaccord avec votre demande visant à modifier vos renseignements personnels et joindrons plutôt un autre texte au document en cause.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander de consulter vos renseignements personnels. Si vous désirez examiner, vérifier ou corriger vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Veuillez noter que cette communication doit être faite par écrit.

Lorsque vous demandez l’accès à vos renseignements personnels, veuillez noter que nous pouvons vous demander des renseignements précis afin de nous permettre de confirmer votre identité ainsi que votre droit d’accès et afin de chercher les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de vous les fournir. Nous pouvons exiger des frais pour l’accès à vos renseignements personnels; toutefois, nous vous informerons à l’avance des frais exigés. Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, veuillez communiquer avec le bureau de notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Votre droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet n’est pas absolu. Les lois ou les règlements applicables nous permettent dans certains cas de refuser de fournir la totalité ou une partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou nous y obligent. De plus, ces renseignements personnels peuvent avoir été détruits, effacés ou dépersonnalisés en conformité avec nos obligations et nos pratiques en matière de conservation de documents.

Si nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels, nous nous efforcerons de vous indiquer les raisons de ce refus, sous réserve des restrictions prévues par les lois ou les règlements.

Si vous avez des questions ou des préoccupations

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique ou des préoccupations quant à la façon dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par téléphone, par écrit ou par courriel. Nous nous efforcerons de répondre à vos questions et de vous indiquer les mesures que nous avons prises pour régler les problèmes que vous soulevez. Si vous êtes insatisfaits de notre réponse, vous avez le droit de présenter des observations écrites au commissaire à la protection de la vie privée de votre territoire.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels pour superviser la conformité à la présente politique. Les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :
Courriel : privacy@travelcom.com
Adresse : 1221, rue Saint-Hubert, Montréal (Québec) H2L 3Y8
Téléphone : 514 286-9747
Nom du responsable : Michael Alinauskas

Révision de la présente politique

IFS peut à l’occasion modifier la présente politique pour y refléter les changements apportés aux obligations qui lui incombent en vertu de la loi ou des règlements ou pour changer la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous afficherons toute version révisée de la présente politique sur notre site Web http://www.intair.com/fr/politique_confidentialite.php et vous invitons à consulter cette politique régulièrement. La dernière mise à jour de la présente politique remonte au 5 juin 2008.

Interprétation de la présente politique

Notre responsable de la protection des renseignements personnels sera chargé de l’interprétation de la présente politique. La présente politique inclut des exemples d’application, mais son application n’est pas censée être restreinte à ces exemples. Par conséquent, lorsque le terme « notamment » est utilisé, il est utilisé dans un sens non restrictif.

La présente politique ne crée aucun droit en faveur des personnes physiques et ne leur en confère aucun. Elle ne crée pour IFS aucune obligation outres celles que lui imposent les lois fédérales et provinciales canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels. En cas d’incompatibilité entre la présente politique et les lois fédérales et provinciales canadiennes en matière de protection des renseignements personnels dans un cas particulier, on interprétera alors la présente politique de manière à donner effet à ces lois sur la protection des renseignements personnels et à s’y conformer.